Бизнес-студио. Преимущества Системы бизнес- моделирования Business Studio Бизнес студио типовые примеры процедур

Сельское хозяйство
17.06.2022

С этим не понаслышке знаком каждый руководитель или бизнес-аналитик. На практике уже многие столкнулись с тем, что принятие решений о любом изменении в компании - будь то оптимизация деятельности, создание отдела или внедрение информационной системы - требует анализа взаимосвязей со всеми элементами. А те, кто участвовал в создании нового бизнеса, помнят, что этот проект очень похож на долгий бег с препятствиями. Почему так происходит?

Дело в том, что ни один человек не способен удержать в голове полную структуру компании с детальностью, необходимой для принятия точных взвешенных решений. Компания, как система, слишком сложна для этого. Попытка игнорировать ее сложность и принимать решения на основе только части факторов или интуиции, похоже на игру в рулетку: «повезет - не повезет».

В чем же выход? Очевидно, чтобы «увидеть» компанию целиком, необходим ее «чертеж», также, как, например, архитектору необходим чертеж здания. Создание такого «чертежа» компании называется «бизнес-моделированием», а сам чертеж - «бизнес-архитектурой».

Система бизнес-моделирования, позволяющая спроектировать эффективную организацию.

Основные решаемы задачи

  • Разработка стратегии и контроль ее достижения
  • Разработка системы KPI и их контроль
  • Создание портала с моделями и регламентами
  • Проектирование функций и бизнес-процессов
  • Проектирование организационной структуры
  • Внедрение системы менеджмента качества
  • Имитационное моделирование бизнес-процессов
  • Формирование регламентов для сотрудников
  • Разработка технических заданий и ИС

КОМПАНИЯ - ЭТО СЛОЖНАЯ СИСТЕМА

С этим не понаслышке знаком каждый руководитель или бизнес-аналитик. На практике уже многие столкнулись с тем, что принятие решений о любом изменении в компании - будь то оптимизация деятельности, создание отдела или внедрение информационной системы - требует анализа взаимосвязей со всеми элементами. А те, кто участвовал в создании нового бизнеса, помнят, что этот проект очень похож на долгий бег с препятствиями. Почему так происходит?

Дело в том, что ни один человек не способен удержать в голове полную структуру компании с детальностью, необходимой для принятия точных взвешенных решений. Компания, как система, слишком сложна для этого. Попытка игнорировать ее сложность и принимать решения на основе только части факторов или интуиции, похоже на игру в рулетку: «повезет - не повезет».

В чем же выход? Очевидно, чтобы «увидеть» компанию целиком, необходим ее «чертеж», также, как, например, архитектору необходим чертеж здания. Создание такого «чертежа» компании называется «бизнес-моделированием», а сам чертеж - «бизнес-архитектурой».

После того как создана модель системы управления, сформированы и утверждены регламентирующие документы, перед консультантами или специалистами компании встает задача распространения этой информации между заинтересованными лицами и сотрудниками предприятия, ведь даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями:

  • Большое количество документов и необходимость их регулярного обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентирующих документов может достигать 200.
  • При распространении документации в формате Microsoft Word и большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить нужную информацию.

Business Studio предлагает удобные варианты преодоления этих проблем с использованием Business Studio Portal или HTML-публикации:

Документация, инструкции и методические материалы:

Обучающий видеоролик по работе с Business Studio

Более подробная информация о стоимости лицензии и технической поддержки смотрите на сайте производителя

Компании, которые приобрели ПО "Business Studio"

  • ООО "ЛУКОЙЛ-Инжиниринг"
  • ООО "Лукойл-Информ"
  • ООО УК "ТРАДИЦИЯ"
  • ООО "ГЕА Рефрижеренйшн РУС"
  • ООО "УК Боксберри"
  • ЗАО "Московская Пивоваренная Компания"
  • АО "Мосводоканал"
  • ООО "АйТИ Саппорт"
  • ООО "ЛНРО-СПБ"
  • ООО "Фарм-Трэйд"
  • ООО "РУССДРАГМЕТ"
  • АО "Нефтехимпроект"
  • АО "ВЭБ-лизинг"
  • ООО "Рускон"
  • ООО "Ключевые Системы и Компоненты"
  • ООО "СШХ"
  • ООО "Бэст Прайс"
  • АО "ДСК "АВТОБАН"
  • ПАО "Химпром"
  • ТОО "Dalaman Group"
  • АО "Новая перевозочная компания"
  • ПАО "Ил"
  • ПАО "Компания Сухой"
  • АО "Крафтвэй корпорэйшн ПЛС"
  • ООО "Ламналко"
  • ООО "РемиЛинг 2000"
  • ООО "Миррико менеджмент"
  • АО "Негосударственный пенсионный фонд «Будущее»"
  • ООО "Производственная компания"
  • ООО ХК "ОСТРОВ МЕЧТЫ"
  • ООО "МИРУС МЕДИКАЛ"
  • ООО "Аквиста"
  • ОАО "ВЭЛАН"
  • ООО "ГК Покровский"
  • ПАО "ХИМПРОМ"
  • АО "Русская Телефонная Компания" (АО «МТС»)
  • ЗАО "Аладдин Р.Д."
  • ГБУ "Инфогород" города Москвы
  • ООО "Открытие"
  • АО " Загорский оптико-механический завод"
  • ООО "СФЕРОТЕК"
  • ООО "Бийсктранссервис"
  • ФГБОУВС "Башкирский государственный аграрный университет"
  • АО "Башкиравтодор"

Система Business Studio является разработкой российской компании «Современные технологии управления ». Система представлена на рынке с 2004 года.

Business Studio помогает формализовать бизнес-стратегию фирмы, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. В Business Studio можно построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, а также описать ряд отдельных процессов.

Бизнес-проектирование в системе рассчитано на создание организационной структуры компании, штатного расписания. В системе можно назначить владельцев и исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Программное решение создает целостную систему, в которой все процессы и задачи строго регламентированы и распределены по ответственным сотрудникам.

Таким образом, этот ориентированный на HR-специалистов инструмент позволяет не только подготовить должностные инструкции, но и контролировать их исполнение. На основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах программа рекомендует оптимальное количество специалистов.

В проектируемых моделях можно выстроить и проверить систему контроля качества (ISO 9000), а также осуществить функционально-стоимостный анализ.

Business Studio 4.0

Одним из основных направлений совершенствования в Business Studio 4.0 стало повышение продуктивности и удобства работы пользователей. Во-первых, обновился и стал отвечать современным стандартам интерфейс системы. Во-вторых, существенно усовершенствовано юзабилити системы: заметно сократилось количество шагов (кликов) при проектировании бизнес-моделей, отчетов и в других повседневных операциях. Наиболее часто используемые функции системы теперь можно сделать легкодоступными из меню, подсказки по возникающим вопросам удается получить мгновенно благодаря появлению онлайн-справки.

Также в данной версии не обошлось и без расширения функционала: в системе реализована поддержка набирающей популярность нотации моделирования BPMN 2.0 и добавлено новое приложение для создания базы знаний компании - Business Studio Portal.

Business Studio Portal - веб-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию. Портал можно просматривать с помощью любых браузеров и устройств, существует мобильная версия. Также портал поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами.

Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации, Business Studio Portal предоставляет дополнительные возможности: сбор и контроль значений показателей, контроль оценок достижения целей; сбор и анализ предложений сотрудников по улучшению бизнес-процессов.

Business Studio Portal позволяет всем заинтересованным лицам принять участие в обсуждении бизнес-процессов компании. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для совершенствования бизнес-архитектуры компании.

Таким образом, благодаря появлению портала, Business Studio 4.0 обеспечивает принципиально новые возможности формирования и распространения знаний о работе компании среди сотрудников. Это помогает успешно реализовать основную цель применения системы бизнес-моделирования - создать эффективно работающий бизнес.

В общей сложности в Business Studio 4.0 внесено более 1500 изменений и улучшений. С момента выхода системы эта версия одна из наиболее значительных по объему изменений. Благодаря проделанной работе удалось добиться оптимального сочетания простоты и удобства использования с широкими функциональными возможностями системы.

Business Studio 3.6

В общей сложности в новую версию внесено более 200 изменений и улучшений, направленных на повышение продуктивности работы пользователей. Функциональные возможности системы существенно расширены и решают задачу построения комплексной системы управления, которая включает, наряду с инструментами проектирования и аналитики, автоматизацию ключевых бизнес-процессов компании. В рамках технологического партнерства с компанией Directum впервые на отечественном рынке представлено уникальное интегрированное решение Business Studio + Directum , позволяющее кардинально повысить качество управления предприятием.

Возможности Business Studio 3.6 связаны с расширением взаимодействия с другими информационными системами предприятия - ERP , CRM и, в первую очередь, – BPM -системами (Business Performance Management). Как и Business Studio, BPM-системы предназначены для работы с бизнес-процессами: если в Business Studio бизнес-процессы моделируются и регламентируются, то в поле зрения BPM-системы находится администрирование исполнения бизнес-процессов. Такая взаимодополняемость дает возможность построить «бесшовную» ИТ-систему, позволяющую автоматизировать полный цикл создания и развития системы управления компании на основе процессного подхода.

Технически новая функциональность Business Studio 3.6 реализована благодаря поддержке формата XPDL, являющегося отраслевым стандартом передачи схем процессов. Она позволяет выполнить значительную часть настройки BPM-системы на исполнение необходимых процессов, тем самым существенно сокращая время на их внедрение в работу компании.

Business Studio 3.5

Business Studio 3.5 – программное обеспечение, позволяющее моделировать и документировать систему управления компании, включая бизнес-процессы, оргструктуру, систему целей и показателей.

В версии 3.5 Business Studio развитие получили такие базовые функции как механизм создания организационной структуры, формирование регламентирующей документации в формате HTML , появилась поддержка стилей. Также существенные улучшения произведены в модуле «Имитационное моделирование и функционально-стоймостной анализ».

Система Business Studio 3.5 обеспечивает:

  • повышение управляемости организации и обеспечение ее прозрачности
  • сокращение непродуктивных затрат в ключевых бизнес-процессах
  • упрощение процедуры описания деятельности компании

Сегодня IT-системы настолько плотно вошли во все сферы нашей жизни, что сложно отделить изучение той или иной системы от изучения процесса, для которого она необходима. Различные гаджеты, программные продукты, информационные и аналитические IT-системы плотно интегрированы в реальную жизнь.

В результате программист вынужден становиться в некотором роде специалистом по производственному, складскому, бухгалтерскому учету, должен уметь автоматизировать продажи (интернет-магазины, системы CRM, их интеграция и автоматизация), должен разбираться в самых разных областях, по крайней мере, на уровне выбора и настройки программного обеспечения. Впрочем, ситуация эта далеко не новая, программисты и раньше очень часто вынуждено изучали разные виды учета и производственные процессы.

И сейчас я решил немного помочь тем коллегам, которые сталкиваются с бизнес-аналитикой, ведь на сегодняшний день бизнес также описывают при помощи IT-инструментов. Подобный подход видит организацию бизнеса в целом как некую систему, работающую в соответствии с заданными алгоритмами. Здесь нет места человеческому фактору, но есть жесткие рамки должностных инструкций. Бизнес-аналитики, бизнес-консультанты, руководители крупных, средних, а иногда даже малых предприятий заинтересованы в таком подходе для выявления ошибочных действий, дублирующих структур, логистических и других ошибок и недочетов. А часто обращаются к IT-специалистам с просьбой подобрать и/или настроить программное обеспечение для такой работы.

Здесь я решил описать бизнес-системы именно как программные продукты, как IT-инструменты, помочь коллегам разобраться, что представляют из себя разные варианты подобных систем, из чего они могут состоять, что рекомендовать заказчикам, и какие возможности они реально могут получить после внедрения такого программного обеспечения.

В этой статье я постараюсь ответить на эти и другие вопросы, связанные с работой IT-продуктов для бизнес-моделирования. А рассмотреть эти вопросы я предлагаю на примере программного продукта Business Studio.

Бизнес-моделирование – это процесс разработки и внедрения бизнес-моделей организации (стратегии, бизнес-процессов, организационной структуры, качества и др.) с целью формализации и оптимизации её деятельности.

Почему Business Studio?

Во-первых, потому что именно этот программный продукт я изучил наиболее глубоко. Познакомился я с ним около 8 лет назад, когда мне потребовалась возможность описывать бизнес-процессы и формировать удобные и наглядные документы.

Поначалу я пользовался западной разработкой BPwin, процессы описывал в IDEF 3, а функциональные модели делал в IDEF0. Какое-то время мне этого хватало, но потом потребовалась возможность быстро формировать необходимую документацию, и я начал искать удобное решение. Так я натолкнулся на сайт Business Studio и начал изучать эту систему.

Для начала я скачал продукт, создал в IDEF0 функциональную модель и сформировал в программе Business Studio должностную инструкцию на третьем уровне (в том проекте у меня было как раз 3 уровня). Помню как я был рад когда нарисовав процесс я на выходе получил документацию объемом в 5 страниц. Но дальше все было н так хорошо. Почему? Об этом я и хочу рассказать ниже.

Более того, я даже посещал официальные курсы Business Studio, о них я немного расскажу ниже. Сейчас просто хочется уточнить, что изучение программного продукта я проводил достаточно глубоко. Сначала – на практике с помощью информации с официального сайта, а потом – на курсах. Но все равно работать с этой системой оказалось достаточно сложно.

Сразу хочу сказать, что по моему личному мнению, Business Studio – очень сложная система, перегруженная возможностями, в том числе, избыточными для работы бизнес-аналитика, сложная для восприятия из-за постоянного использования аббревиатур, даже там, где без них можно было бы обойтись, но одновременно ограниченная в тех возможностях, которые могут понадобиться для бизнес-анализа. Впрочем, этим грешат и другие российские аналоги.

Бизнес-системы: узконаправленные инструменты или проект “все в одном”?

Сегодня существуют и паралельно развиваются два направления в создании IT-инструментария для бизнес-аналитики:
  • Наборы инструментов для бизнес-аналитики
  • Комплексные системы бизнес-моделирования
В первом случае практикуется создание узконаправленных инструментов, каждый из которых используется для проведения определенной работы. Из этого перечня можно вспомнить, например, BPwin и другие подобные системы, которые сконцентрированы на каких-то достаточно узких сегментах, т.е. являются, скорее, набором инструментов, которые можно использовать по отдельности, но воедино свести разные направления практически невозможно.

При таком подходе бизнес-моделирование воспринимается как достаточно узкое понятие. А возможность использовать разные инструменты в разных случаях позволяет значительно повысить гибкость и простоту моделирования тех или иных процессов, при этом, не перегружая систему сложными конструкциями.

В таких системах можно отдельно разработать тот или иной бизнес-процесс, указать какие-то данные. Но при этом на основе этих сведений невозможно создать какую-то регламентирующую документацию или объединить разные направления в нечто единое целое.

Комплексные системы бизнес-моделирования, в число которых входит Business Studio, так же, как и многие крупные CRM-системы, стараются объединить в себе все и сразу. На своих сайтах они позиционируются как решения широкого спектра бизнес-проблем, начиная от составления документации и штатного расписания и оканчивая бизнес-моделированием и другими инструментами бизнес-аналитики. Они пишут не просто о наборе инструментов, а о полной реструктуризации работы предприятия, формирования самой разной документации и т.д. и т.п.

И на примере Business Studio я постараюсь рассмотреть особенности таких комплексных бизнес-систем, расскажу, где их можно применять, и какие сложности могут при этом возникнуть. Сразу оговорюсь, что в этой статье я буду рассматривать Business Studio, в первую очередь, как IT-систему, а не как систему для бизнес-анализа.

Что такое Business Studio?

Business Studio – это российская разработка, предназначенная для комплексной работы с бизнес-процессами, а также для формирования различных документов, отчетов, бизнес-моделей и многого другого.

Из чего состоит моделирование бизнес процессов в Business Studio:

  • Процессы. Описываются в формате IDEF0, BPMN 2.0, а также в некоторых других форматах.
  • Субъекты деятельности. Это подразделения, люди, которые необходимы для работы процесса.
  • Внешние объекты деятельности. То, из чего состоит система, т.е. неодушевленные составляющие процессов.
С этими базовыми составляющими можно выполнять широкий перечень действий, начиная от моделирования и оканчивая созданием различных документов, отчетов, инструкций и т. д.

Как происходит моделирование в Business Studio?

Итак, бизнес-моделирование Business Studio начинается с перечисления субъектов, т.е. подразделений компании и сотрудников. Например, если речь идет о финансовом отделе, то это будет финансовый директор и главный бухгалтер.

Далее, потребуются объекты деятельности. В нашем случае – это, прежде всего, документация. Точнее, в предложенном мною примере объектами будет система, которую используют сотрудники компании, например, 1С, а также какие-то бумажные документы.

Теперь в закладке процессы нужно создать процесс. Первое, что нужно сделать, это разработать корневую модель всего предприятия или одного из направлений. Далее декомпозируем процессы по мере необходимости.

Например, если у нас был формат IDEF0 и процесс назывался «Финансирование деятельности», то декомпозировать его можно будет на такие части: «Оплата товаров», «Оплата материалов», «Казначейская деятельность». И теперь мы можем уже при помощи стрелок и перетаскивания из субъектов и объектов формировать входы и выходы, создавать управляющие потоки для разных процессов.

Такие действия можно проделывать неограниченное число раз, создавать разные подразделения и процессы. Кроме того, с помощью этого инструмента мы можем сделать работу максимально прозрачной, так как все процессы будут описаны в виде простых и понятных схем.

Казалось бы, идея – замечательная, и работать она должна хорошо. Но, как это часто бывает, в процессе реализации появляются сложности, которые становятся впоследствии проблемами для пользователей.

Громоздкость системы

При моделировании работы предприятия мы сталкиваемся с тем, что если мы начинаем прописывать каждый процесс, каждую функцию работы предприятия и декомпозировать, то при любом изменении нужно внимательно вносить соответствующие изменения во все процессы, находящиеся выше уровня, в котором произошли перемены. И если у вас система достаточно сложная и разветвленная, эта работа потребует большого количества времени, сил, а также внимательности. Естественно, что человеческий фактор при этом оказывает очень заметное влияние на работу всей системы.

Например, если в бизнес-модели, которую мы разработали, присутствует 3 уровня, она будет выглядеть так:

  • На 1 уровне – 1 функция.
  • На 2 уровне она разбивается на 4.
  • На 3 уровне ветвление продолжается, например, каждая функция – на 5 процессов.
И если мы изменим входы на втором уровне, то первый уровень об этом не будет «знать», т.е. система не контролирует такие изменения. Это очень важно.

Просто подумайте, сколько сил и внимания потребуется от человека, если он вносит изменения на 3 или даже 4 уровне. Ведь вручную нужно будет проверить все вышестоящие процессы!

Еще один важный фактор. В будущем при желании мы сможем использовать все описанные субъекты для формирования технического задания и других документов. И то, что для бизнес-аналитика выглядит как стрелка, для разработчика и сотрудника будет реальным процессом, который нужно описать и корректно выполнить. Т.е. бизнес-аналитик просто убирает стрелку, а на практике из обихода изымается какой-то документ, в результате очень важно согласовывать эти действия с другими объектами, и получается некий «клубок», в котором очень легко запутаться.

Например:

Нужно описать процесс складирования товаров, и на его основе создать должностную инструкцию. Система Business Studio позволяет выполнить эти действия. Но в случае внесения любых изменений в бизнес-процесс, инструкция становится неактуальной.

Казалось бы, мелочи? Но на самом деле, это серьезная проблема, так как бизнес-аналитик вынужден постоянно помнить о процессах, не имеющих никакого отношения к его работе. Кроме того, бизнес-анализ и создание регламентирующей документации – это разные вещи. А здесь они вместе.

Технические недочеты системы

В системе Business Studio нет собственного бизнес-моделера, т.е. своего графического компонента. Разработчики использовали стандартный компонент Microsoft VISIO, в результате чего у пользователей возникают некоторые сложности при создании модели.

Дело в том, что рисовать модель и моделировать – это немного разные процессы. Нарисовать в Business Studio можно очень разные вещи. И представители компании говорят, что стрелками вы можете нарисовать практически что угодно, и даже представляют это как плюс системы.

Но что в реальности? Например, бизнес-аналитик использует в работе стрелки разных цветов. Технически это вполне возможно. Но на самом деле, если мы моделируем процесс, все входящие и исходящие потоки должны быть равнозначны. А если в модели появляются разные цвета стрелок, появляются вопросы, что они означают и почему эта стрелка была выполнена красным цветом, а другая – зеленым. И если бизнес-аналитик, который создавал эту схему, уже не работает и не может ответить на подобные вопросы, могут возникнуть самые разнообразные казусы.

В случае использования собственных инструментов, компания-разработчик может добавить запрет на подобные действия пользователей. Но разработчики Business Studio сэкономили свое время и силы, воспользовались готовым сторонним решением, и результат вот такой: пользователь получает доступ к избыточным возможностям, что, в свою очередь, может привести к недоразумениям.

Перегруженность функциями

Как обычно происходит процесс бизнес-моделирования? Лично я провожу опрос сотрудников компании, получаю информацию об используемых системах, о людях, о должностных инструкциях. На основе полученных сведений моделирую бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0 или создаю модель в нотации IDEF0.

Здесь просто так нарисовать модель не получится. Если мы хотим смоделировать что-то, то сталкиваемся с большим числом возможностей, которые влекут за собой, необходимость помнить о разных связях и функциях.

Любая стрелка, любой объект связан с другими объектами, появление новых данных позволяет формировать новые документы и отчеты. В результате при работе с этой системой любой пользователь начинает интересоваться, зачем здесь нужна вот эта возможность, а что будет, если попробовать сделать иначе, если указать дополнительные сведения или наоборот, не указывать определенные данные.

В результате пользователи вместо того, чтобы рисовать модель, начинают разбираться во всех этих возможностях. В общем, лишняя перегруженность функциями бизнес-процессов отвлекает и мешает моделированию.

Неточность формулировок

На самом деле, IDEF0 – это не процесс, это все-таки функциональная модель. У каждой функции имеются входы и выходы, функциональные стрелки, т. е. при моделировании мы получаем функциональную модель. Здесь это называется процессом. На самом деле, правильно было бы называть подобные объекты функциями или функциональными моделями.

Как известно, любая неточность формулировок вносит дополнительную путаницу, и для людей, которые переходят на Business Studio с других систем, эта путаница может стать проблемой.

Итак, с бизнес-моделированием более-менее разобрались, подробнее о том, как формировать объекты и процессы, вы можете прочитать сами на официальном сайте системы. Переходим к другим возможностям.

KPI – ключевые показатели деятельности

Сбор KPI позволяет собрать ключевые показатели деятельности предприятия и определить эффективность работы сотрудников и/или подразделений в разрезе этих показателей.

В упрощенной форме работа с KPI выглядит так:

  1. Берем тот или иной показатель;
  2. Вводим его граничные значения (минимальные и максимальные);
  3. Собираем статистику;
  4. Формируем отчет, в котором видна эффективность работы на основе этого показателя.
Например:

Допустим, что максимальное количество сделок, которые может вести в течении месяца один сотрудник, равно 12. При большем количестве сделок снижается эффективность работы сотрудника. А минимальное количество сделок будет равен 5, т.е. при снижении этого показателя еще больше, сотрудник недогружен работой.

Таким образом, мы получаем «зеленую зону» - от 5 до 12 сделок в месяц. А менее 5 и более 12 сделок – это зона красная. Так это и будет выглядеть на схеме.

Указываем граничные данные, вводим полученные сотрудниками показатели за месяц, и наблюдаем сводную схему с результатами. Так можно наглядно посмотреть, как часто встречаются отклонения от «нормы», какие сотрудники работают на уровне выше максимального, а кто оказывается за нижней чертой эффективности.

Система, вроде как, удобная и очень полезная. Но и она имеет определенные минусы.

Сбор информации для отчетности реализуется в рамках предприятия, при этом показатели не декомпозируются, а также отсутствует возможность собрать сгруппированные данные.

В идеале подобная отчетность должна собирать из системы сделки как по сотрудникам, так и по подразделениям, а также в целом по компании. И на основе сводного отчета должна быть реализована возможность посмотреть, какое подразделение и какой сотрудник наиболее эффективны, а кто работает плохо. К сожалению, такой общий отчет с последующей детализацией в этой системе не реализован.

Здесь, если мы хотим собрать данные, нам нужно создать каждый раз новый показатель для этих группировок, и они никак между собой не будут соединяться. Т.е. чтобы создать какой-то показатель в целом по компании, например, повторно обратившихся клиентов, нам надо будет отдельно создать показатель для сотрудника, отдельно – для подразделения, отдельно – для компании. И собирать их придется отдельно. Что не совсем удобно.

Еще один минус реализации KPI - это невозможность внедрения без покупки дополнительной системы. Для ввода и контроля информации необходим дополнительный компонент, называется Cockpit, т.е. инструмент ввода и контроля информации, который нужно будет купить отдельно.

Сбалансированная система показателей

Еще одна возможность, которая есть в системе, называется Сбалансированная система показателей. Что это значит? Здесь была использована стратегическая система, разработанная Робертом Копланом и Дэвидом Нортоном.

Для получения сбалансированных показателей нужно, в первую очередь, задать тот показатель, который нужно сделать самым высоким в иерархии, далее устанавливаются показатели с более низкой иерархией, и указываются методы их взаимодействия.

Например, основная цель компании – это рост прибыли. Очень распространенная ситуация. Этот показатель мы и указываем как цель. А основной показатель – это прибыль. И, соответственно, мы определяем, как рост прибыли зависит от увеличения клиентов и сохранения издержек.

Все это надо указать в системе, после чего можно будет создать красивую схему, в которой цифры будут преображаться в наглядную графику.

Все это поначалу удивляет и восхищает. Но практика показывает, что для того, чтобы получить такую красивую и объемную картинку, понадобится очень много времени. Надо будет указать каждый из показателей и определить их взаимодействие между собой.

Например, если сокращение издержек дает только 10% увеличения прибыли, а увеличение клиентов – остальные 90%, эта зависимость должна быть указана в системе. Т.е. чтобы получить не просто красивую, но реалистичную картинку, придется ввести широкий перечень показателей и точно указать все варианты их взаимодействия, что достаточно сложно.

Кроме того, на практике очень сложно бывает определить, что именно является целью компании, какие показатели для нее наиболее важные, после чего эти показатели нужно еще и собрать, что также бывает совсем не просто.

В результате, для малого и среднего бизнеса эта возможность бесполезна. К тому времени, когда вы сумеете собрать и внести в систему все данные, ситуация уже изменится и результаты вашей работы будут не актуальны.

Проектирование организационной системы предприятия

Для такого вида проектирования в субъектах нужно будет ввести какие-то подразделения, иерархию подчинения в компании, сотрудников, после чего можно автоматически создать структуру подчинения в компании, т.е. штатное расписание. Эти же субъекты мы можем использовать в проектировании бизнес-процессов.

Казалось бы, все просто: добавляем субъекты и размещаем их на карте, которая формируется автоматически. Но надо понимать, что работа бизнес-аналитика и работа отдела управления персоналом сильно отличается. И в данном случае идея объединения этих вещей в одном продукте – очень сомнительна.

Можно, конечно, отдать эту часть работы с системой на откуп HR-отделу, но у них есть свои программные продукты и свои инструменты. Кроме того, участие в работе такой системы HR-менеджеров мешает бизнес-аналитику. Аналитик может видеть ту или иную должность несколько иначе, чем сотрудники HR-отдела, у них разные цели и задачи, в результате, структура также выстраивается несколько по-разному.

А потому для эффективной работы понадобятся дополнительные согласования, иначе вместо стандартизации компания получит наоборот, постоянные накладки и конфликты.

Публикации на Business Studio

Как написали на официальном сайте сами сотрудники Business Studio, их сайт является порталом, к базе знаний которого вы можете обратиться из любой точки мира.

Здесь у меня нет никаких замечаний, система нормально работает и формирует страницы корректно и без проблем. Главное, справиться с работой в системе и разобраться во всех нюансах, в том числе, для того, чтобы вам было, что выкладывать на портал.

СМК – система менеджер-качества

Построение этой системы я освещать сейчас не буду, так как лично не пользовался этой возможностью и не представляю, как ей вообще пользоваться. Просто обозначу, что такая возможность в Business Studio также реализована, а почитать о ней подробнее можно на официальном сайте программного продукта.

Разработка технического задания

Существует и такая возможность. Вы можете описать бизнес-процесс, указать ответственного сотрудника, определить, какие процессы должны протекать, и на основании этих данных формируется автоматически документация – Техническое задание на внедрение информационной системы.

Я несколько раз пробовал пользоваться этой возможностью, но все попытки окончились неудачно. Вся документация основана на той информации, которая была указана в Business Studio. В результате техническое задание базируется исключительно на достаточно схематичной бизнес-модели, многие важные вещи упускаются из виду. В результате это техническое задание приходится дописывать, изменять и вообще очень во многом дорабатывать, чтобы на выходе получить действительно рабочий инструмент для конкретного бизнеса.

Резюме

Я описал только самые интересные с моей точки зрения возможности системы Business Studio. О том, что еще может эта мощная система, вы можете узнать на официальном сайте программного продукта. Но даже такие выборочные данные позволяют сделать определенные выводы. Особенно с учетом того, что другие отечественные разработки для бизнес-аналитики во многом сходны с Business Studio.

Основная проблема всех комплексных систем бизнес-аналитики – это их объем и точка зрения на работу предприятия. Чтобы научиться работать с системой, потребуется намного больше времени и сил, в сравнении с отдельными инструментами. Огромное число функций, их взаимосвязь – все это нужно изучить, и только тогда вы сможете сделать в такой системе что-то реально полезное. В результате бизнес-аналитик вынужден очень много времени затрачивать на изучение бизнес-продукта.

Более того, на 3-дневных курсах в Самаре, которые я посетил за свой счет, чтобы глубже изучить эту систему, я наблюдал совсем удручающую картину. Если я, бизнес-консультант, опытный специалист по работе с различных программным обеспечением в бизнес-сфере, не сумел самостоятельно по книгам и той информации, которая нашлась в Интернете, разобраться в этом продукте достаточно глубоко, то что говорить о бизнес-аналитиках или разных руководителях бизнес-подразделений?

Между прочим, на тех самых курсах в Самаре все участники, кроме меня, были сотрудниками крупных организаций, только я один решил за свой счет пройти обучение, других – направили организации. И применять эту систему большинство из этих людей собирались не по назначению, либо вообще после обучения пришли к выводу, что внедрение Business Studio в их организации ни к чему. И причина такого отношения к программному продукту заключается как раз в его сложности и неясном позиционировании.

Business Studio пытаются показать свое видение модели работы компании в целом. Но на самом деле, любой бизнес намного сложнее, чем то, что предлагают разработчики. В структуре любой компании много больше разных нюансов, и вместить их в рамки одного IT-продукта просто не реально. В итоге компания, работу которой нужно проанализировать при помощи этого инструмента, помещается в некое «прокрустово ложе», где вынуждено отсекается и остается «за кадром» очень много важных вещей.

Таким образом, мы видим, что при обилии разных специфических возможностей разработчики недостаточно проработали методическую базу, что затрудняет работу с системой и снижает ее качество и удобство работы. В то же время узкоспециализированные аналоги, напомню, не более чем набор отдельных инструментов, не объединенные в единое целое. Что и когда использовать, решать только вам. Главное, делать выбор с открытыми глазами и пониманием, почему в конкретном случае тот или иной вариант удобнее. Именно в этом вопросе я и постарался вам помочь.

Консалтинговая Группа "ФИНЭКС" является официальным дилером и учебным центром системы визуального бизнес-моделирования Business Studio 4.0 (системы моделирования бизнес процессов).

По итогам 2007-2008 гг. и 2011 г . компания ЗАО "ФИНЭКС Качество" (входит в консалтинговую группу "ФИНЭКС") признавалась Лучшим партнером разработчика программы визуального бизнес-моделирования "Business Studio" .

Разработчик системы Business Studio -компания "Современные технологии управления" (г. Самара), с которой в мае 2005 г. был заключен партнерский договор.

Ваши Цели:

1. Формализация стратегии и контроль ее достижения
2. Проектирование и оптимизация бизнес-процессов
3. Проектирование организационной структуры и штатного расписания
4. Формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации
5. Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO
6. Формирование Технических заданий и поддержка внедрения информационных систем.

В целом, предоставление руководству и сотрудникам предприятия актуальной, детальной и целостной информации о том, что представляет собой предприятие на текущий момент. Это становится возможным с помощью как стандартных регламентных документов (которые генерируются автоматически из созданной бизнес модели) - регламенты процессов и процедур, должностные инструкции и положения об отделах, так и настраиваемых пользователем специальных запросов, помогающих получить информацию для анализа бизнес-модели.

Описание услуги:

Business Studio - это инструмент визуального бизнес-моделирования, позволяющий создавать модели бизнес-процессов, процедуры управления, информационные и материальные потоки, организационные структуры. Система моделирования бизнес-процессов создана на основе тщательного изучения и анализа существующих зарубежных и отечественных продуктов и, главное, учитывает реальный опыт специалистов, занимающихся реорганизацией деятельности предприятий.

Business Studio предназначен для руководителей предприятий, специалистов по качеству, для отделов кадров и организационного развития, бизнес-аналитиков, IT-специалистов, а также может быть использован в работе сотрудниками других подразделений организации.

Основное преимущество системы бизнес-моделирования Business Studio заключается в том, что она поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией "Проектирование - Внедрение - Контроль - Анализ" , позволяя решать целый комплекс задач на предприятии. А в комплексе с системой управления взаимодействием Directum может быть интегрирована в замкнутый цикл управления "Проектирование-Внедрение - Исполнение - Контроль - Анализ - Проектирование:

Процесс проектирования и совершенствования системы управления можно представить в виде следующей последовательности этапов:

Буклет ФИНЭКС "Описание функциональных модулей Business Studio 3. 6 по конфигурациям Professional, Enterprise, Cockpit"

Результаты:

Использование системы визуального бизнес-моделирования Business Studio позволяет достичь значительного эффекта как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Построение системы управления с помощью Business Studio позволит:


* для компании:

  • повысить прозрачность компании;
  • ускорить достижение стратегических целей;
  • снизить затраты и длительность бизнес-процессов;
  • увеличить производительность труда до 50% за счет четких инструкций исполнителю: кто, что и когда должен делать;
  • сократить потери и убытки от неправильных действий сотрудников до 100%;
  • сохранить знания о правилах выполнения бизнес-процессов при уходе ключевых сотрудников;
  • минимизировать время обучения новых сотрудников;
  • разгрузить руководителей от "текучки" и предоставить им возможность заниматься стратегическими задачами;
  • снизить трудоемкость работ по проектированию и совершенствованию системы управления в 2-3 раза;
  • поднять управление компании на качественно новый уровень, используя интегрированное решение "Business Studio + DIRECTUM" .

* для руководителей

Business Studio является инструментом для построения эффективной системы управления компанией. Система позволяет осуществить сквозное проектирование системы управления от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей. Business Studio дает компаниям возможность:
1. Не только формализовать свою стратегию и спустить ее до уровня исполнителей, но и контролировать ее выполнение.


2. Спроектировать свои бизнес-процессы и провести их оптимизацию по времени и стоимости.


3. Распределить полномочия и ответственность между организационными единицами компании, спроектировать организационную структуры и провести расчет необходимого количества специалистов для выполнения бизнес-процессов.


4. Автоматически осуществлять формирование регламентирующих документов, вследствие чего минимизируется время между изменением бизнес-процессов и предоставлением сотрудникам организации актуальных документов. Это особенно важно для организаций, которые провели внедрение СМК (системы менеджмента качества) на основе ИСО 9001.


5. Создать внутренний портал компании с помощью HTML-навигатора, содержащего пакет регламентирующих документов и управленческих отчетов.

* для специалистов по качеству

Разработка и внедрение СМК (системы менеджмента качества) предполагает формирование пакета нормативной документации, соответствующей требованиям стандарта ИСО 9001:2008, использование данной документации в повседневной деятельности сотрудников организации, а также ее непрерывную актуализацию.

Применение Business Studio для автоматизации процесса внедрения СМК, а также для поддержки СМК, приводит к значительному сокращению временных и материальных затрат, позволяя:

    описать цели и политику в области качества организации;

    выделить и описать бизнес-процессы и процедуры;

    создать регламентирующие документы, описывающие деятельность должностных лиц и подразделений (должностные инструкции, положения о подразделениях) в рамках СМК;

    поддерживать всю нормативную документацию СМК в актуальном состоянии за счет внесения необходимых изменений в Business Studio и переформирования необходимых документов;

    организовать оперативный доступ должностных лиц организации ко всему пакету документации СМК за счет использования HTML-навигатора, минуя длительный поиск в бумажных документах.

* для ИТ-специалистов

1. Сформировать следующие элементы технического задания на создание и внедрение информационной системы:

  • Описание бизнес-процессов организации.
  • Перечень необходимой функциональности информационной системы.
  • Перечень рабочих мест.
  • Перечень информационных объектов системы, необходимых отчетов.
  • Документооборот.
2. Сформировать руководства пользователей или включить описание работы с информационной системой в должностные инструкции.

3. Поддерживать жизненный цикл ИС, проводя анализ использования функциональности и планируя изменения.

Таким образом, снижается трудоемкость:

  • разработки технического задания и проекта автоматизации;
  • подготовки регламентов работы с информационной системой и инструкций пользователей.

Преимущества Системы бизнес- моделирования Business Studio:

  • Простота, удобство и высокая скорость освоения специалистами.
  • Использование самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов, понятных исполнителям без дополнительной подготовки: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC.
  • Интегрированность: в одном инструменте собраны все востребованные бизнесом методики и технологии: BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК.
  • Использование в качестве основы системы объектно-ориентированной промышленной платформы, определяющей уникальные возможности системы по построению сложных фильтров, работе с большими объемами данных и неограниченному расширению видов хранимой информации.
  • Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки. Поддержка двух форматов: документы Microsoft Word или HTML-навигатор.
  • Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие регламентирующие документы и отчеты.
  • Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line.
  • Использование в качестве графического редактора диаграмм Microsoft Visio, ставшего стандартом в области деловой графики.
  • Возможность построения бесшовной системы управления благодаря тесной интеграции с ЕСМ-системой DIRECTUM.

Преимущества работы с Консалтинговой Группой «ФИНЭКС»:

1. Мы обладает большим опытом описания бизнес-процессов с использованием программы Business Studio на предприятиях различных отраслей:

  • энергетика (распределительные сетевые и энергосбытовые компании),
  • строительство и стройиндустрия,
  • банки и финансовые учреждения,
  • предприятия сферы услуг и торговли, другие.
2. Мы являемся официальным учебным центром по проведению обучающих курсов:
  • "Проектирование системы управления компании в Business Studio".
  • "Построение системы менеджмента качества при помощи Business Studio.
3. При приобретении системы бизнес-моделирования Business Studio Вы получаете возможность прохождения индивидуальных курсов по цене групповых для ваших сотрудников.

4. Вы можете заказать индивидуальные курсы с разработанной под Вас программой обучения.

5. Вы выбираете и согласуете с нами место и время проведения курсов. Обучение может проходить как на Вашей территории, так и в нашем учебном классе. Есть возможность проведения дистанционного обучения он-лайн. Обучающие курсы для экономии Вашего времени проводятся без набора групп для количества обучающихся, установленного Вами.

6. В 2009 году в рамках участия в проекте "Магазин готовых бизнес-моделей" специалистами ЗАО «ФИНЭКС Качество» разработаны модели процессов для отраслей:

  • Машиностроение
  • Строительство на базе системы бизнес-моделирования Business Studio
7. Дополнительные преимущества работы с Консалтинговой Группой «ФИНЭКС», Вы можете посмотреть

Преимущества бесплатной демонстрации

1. Вы и ваши сотрудники быстрее получите ответ на вопрос "А тот ли это инструмент, что мне нужен?". В отличие от самостоятельного изучения программы, консультант оперативно проведет вас по основным возможностям программы, и от него вы получите предварительные ответы на вопросы "Какие проблемы и задачи бизнеса можно решить с помощью Business Studio?" и "Как можно решить эти проблемы и задачи?".

2. В конце консультации, при положительном ответе с вашей стороны, консультанты предоставят вам полнофункциональную версию программы Business Studio сроком на 2 недели и установят ее на компьютерах сотрудников, тестирующих эту программу.

3. Для того, чтобы тестирование было эффективным, консультанты проведут опрос сотрудников на предмет того, чтобы им хотелось опробывать во время теста и составят соглашение о тестировании - информация из него будет использована для проведения бесплатного экспресс-курса, обучающего работе программе.
Начальника Службы информационных технологий ЕМУП «Муниципальное объединение автобусных предприятий» - нашего клиента, использующего Систему визуального бизнес-моделирования Business Studio )