Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство - восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля , а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству : 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
• большая справочная база , доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
• наши лучшие книги по кадровому делопроизводству .

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

• Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
• Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству . Также полезны будут кладовые справочных баз сайта .
• Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С . Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор - в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

"Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами..."

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика », необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов . Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика ». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: "Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек . Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве . Обычно это бухгалтер или .

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: , увольнение и . Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

• отпуска;
• премии;
• командировки;
• дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это , в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это . В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются , то обязательно вести . Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это . Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это , книга основания для приказов.

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание . Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится :

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

• прием у работника;
• ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
• оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
• оформление приказа о приеме на работу;
• заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
• передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления .

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году и те, которые вступят в силу уже через несколько дней, довольно существенны. Это и новые правила приема на работу отдельных сотрудников, и упрощенный кадровый учет для микропредприятий, и изменения в правилах оценки уровня квалификации сотрудников. Разберемся в основных новшествах, о которых надо знать каждому кадровику.

1 Упрощенный кадровый учет в микропредприятиях

Со следующего года благодаря Федеральному закону от 03.07.2016 № 348-ФЗ упрощается кадровый учет для микропредприятий. Руководство таких компаний может полностью или частично отказаться от утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Речь идет, в частности, о правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об оплате труда и премировании, графике сменности и других кадровых локально-нормативных актах.

При этом все условия, регулируемые вышеназванными документами, предпринимателям предстоит включить непосредственно в трудовой договор, типовая форма которого утверждена постановлением правительства от 27 августа 2016 года № 858. Трудовые книжки работникам микропредприятий сохранили, поэтому для лиц, ответственных за их учет и ведение, в следующем году ничего не изменится.

Забыть о локальных нормативных актах могут исключительно компании, имеющие статус микропредприятия. Это может быть как юридическое, так и физическое лицо, у которого не более 15 наемных работников, а доход за прошедший календарный год не превышает 120 млн рублей. Если индивидуальный предприниматель или компания утрачивает статус субъекта микробизнеса, в четырехмесячный срок ему/ей придется оформить все «традиционные» кадровые документы.

2 Независимая оценка квалификации

С 1 января 2017 года вступят в силу нормы, касающиеся независимой оценки квалификации. Это своего рода проверка профессиональной подготовки сотрудников на соответствие установленным стандартам и квалификационным требованиям. Кадровым работникам следует помнить, что Федеральный закон от 3 июля 2016 г. N 239-ФЗ обязывает работодателя предоставлять работнику, направленному на экзамен по оценке квалификации, все гарантии, установленные трудовым законодательством, колдоговором, соглашениями и иными локальными нормативными актами. То есть за таким сотрудником сохраняется место работы и средняя зарплата, ему также возмещаются командировочные расходы.

Поскольку прохождение независимой оценки квалификации - дело платное, законодатель предусмотрел возможность компенсировать понесенные затраты. Если работник оплачивает поездку и стоимость экзамена самостоятельно, то он имеет право на вычет по НДФЛ на сумму понесенных расходов, но не более 120 тысяч рублей. Если же оценку квалификации оплатил работодатель, ему позволено все затраты, связанные с тестированием, отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).

Отметим, что в следующем году экзамен на соответствие квалификации не будет обязательным. В то же время чиновники не скрывают, что планируют разработать перечень должностей, на которые смогут претендовать только лица, имеющие соответствующие свидетельства о прохождении тестирования.

3 Дополнительная справка при трудоустройстве

Со следующего года расширяется список документов, необходимых для заключении трудового договора. Следуя требованиям ч.1 статьи 65 Трудового кодекса РФ , кадровики сейчас запрашивают от лиц, поступающих на работу, документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии), СНИЛС, документы воинского учета, данные об образовании. В определенных случаях требуется справка о судимости и иные документы, установленные федеральным законодательством. С 1 января 2017 года, в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 230-ФЗ, перечень дополнительных документов дополняется справкой о том, подвергалось ли лицо административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Такая бумага понадобится при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотиков.

4 Допустимая доля иностранных работников

Кадровикам следует знать и о допустимой доле иностранных работников, установленной на следующий год. В соответствующем Постановлении Правительства РФ от 8 декабря 2016 г. N 1315 указано, что в сферу выращивания овощей позволено привлекать до половины иностранцев от общей численности работников. Это ограничение не распространяется на Краснодарский, Ставропольский и Хабаровский края, Астраханскую, Волгоградскую, Воронежскую, Липецкую, Московскую, Ростовскую и Саратовскую области.

В сферу спорта позволено привлекать до 25% иностранных работников, а в компании, осуществляющей розничную торговлю в специализированных магазинах алкогольными напитками и табачными изделиями, иностранцев должно быть не более 15% от общей численности работников.

Как и в 2016 году, не допускаются иностранные работники к фармацевтической работе, а также к розничной торговле в нестационарных торговых объектах, на рынках и прочей розничной торговле вне магазинов, палаток, рынков.

Одновременно снижается допустимая доля иностранных работников в сфере сухопутного пассажирского транспорта. Профильным компаниям, где трудятся выходцы из других стран, надо следить, чтобы их количество не превышало 30% от общей численности работников, то есть на 10% меньше, чем в 2016 г. Организациям в сфере автомобильного грузового транспорта сократили в следующем году долю иностранцев с 35 до 30 процентов.

Напомним также, что с 1 июня 2017 года начнет действовать запрет на допуск водителей с иностранными правами. Организациям, в которых имеются сотрудники с водительскими удостоверениями, выданными в других государствах, следует заранее позаботиться о том, чтобы, начиная с лета будущего года, не нарушить законодательство.

5 Увеличение МРОТ и региональных минимумов

Минимальный размер оплаты труда, как известно, используется для оплаты труда и расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования. С 1 июля 2016 года правительство повысило этот показатель до 7500 тысяч рублей. Кроме того, Федеральным законом от 19.12.2016 N 460-ФЗ одобрен параметр, который будет действовать с 1 июля 2017 года. Он составит 7800 рублей.

Одновременно следует учитывать повышение минимальных заработных плат в конкретном регионе. Если на предприятии оклад ниже установленного для субъекта, необходимо произвести повышение. Иначе, согласно правилам, введенным Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ, компании грозят крупные штрафы, а ее должностным лицам - денежные санкции и даже дисквалификация на срок до 3 лет.

6 Новые сроки подачи исков по трудовым спорам

Федеральный закон № 272-ФЗ увеличил также сроки для обращения в суд в связи с невыплатой или неполной выплатой зарплаты и других выплат, причитающихся работнику. С 3 октября 2016 года «обиженный» сотрудник имеет право пойти в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм. Ранее с жалобой в суд можно было обращаться только в течение трех месяцев, что позволяло недобросовестным работодателям уходить от полного расчета с подчиненными, особенно если они увольнялись.

Напомним, что причиной для подачи иска может служить низкая по сравнению с региональным минимумом заработная плата, нарушение сроков ее выплаты, отказ платить компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за задержку причитающихся средств.

7 Электронные больничные

Чиновники настаивают, чтобы в следующем году появился новый вид документов, подтверждающих временную нетрудоспособность граждан, - электронные больничные. Соответствующий законопроект уже одобрен в первом чтении депутатами и уже после новогодних праздников документ могут принять в окончательном варианте.

Это не значит, что от традиционных бумажных больничных власти откажутся: пока далеко не все лечебные учреждения имеют соответствующую материальную базу, чтобы подключиться к автоматизированной информационной системе и пользоваться электронной подписью. Однако, с момента введения нового типа листков нетрудоспособности у кадровиков и бухгалтеров должно стать намного меньше работы. Электронный документ намного сложнее подделать, его всегда можно проверить. Кроме того, новая система упростит взаимодействие с ФСС, который даже после передачи прав по администрированию страховых взносов продолжит следить за правильностью исчисления социальных пособий.

8 Профессиональный профиль "Кадры и бухгалтерия" в Консультант Плюс

Осенью 2016 года разработчик программы Консультант Плюс выпустил обновление, с которым все кадровые работники получили возможность настраивать программу "под себя" одним кликом. Новинка получила название "профессиональный профиль для бухгалтерии и кадров". Ее задача - упростить работу специалистов и оптимизировать время на поиск материалов по нужным темам. .

А какие изменения, одобренные властями в этом году, кажутся значимыми вам? Обязательно поделитесь с нами и своими коллегами в комментариях к этому материалу, чтобы мы могли подробно об этом рассказать.

Поправки к Трудовому кодексу, принятые в минувшем году затронули многие кадровые документы, которые должны быть в организации в 2019 г. Они касаются изменения условий приема на работу, оплаты труда, определения уровня квалификации соискателей ряда должностей, предоставления некоторых социальных гарантий.

Ряд нововведений облегчает и упрощает ведение кадровых документов в 2019 г., что должно положительно сказаться на состоянии малого бизнеса. Рассмотрим, к чем следует подготовиться сотрудникам кадровых служб.

Ведение кадрового делопроизводства в 2019 г.

Кадровое делопроизводство - это комплекс мер, которые включают в себя разработку и ведение документов, относящихся к персоналу. Большая часть требований к кадровым документам в 2019 году осталась неизменной. Ведение кадрового учета обязательно абсолютно для всех работодателей, хотя у некоторых из них появилась возможность делать это в несколько усеченном виде.

По прежнему продолжает действовать введенный еще в 2016 г. запрет на заемный труд. Это значит, что со всеми работниками, выполняющими трудовую функцию на территории работодателя в обязательном порядке должен быть заключен трудовой договор. Исключением может быть только аутсорсинг ряда непрофильных функций, на проведение которого заключается договор гражданско-правового характера.

Что касается непосредственно кадрового делопроизводства, все документы, которые необходимо вести в отношении персонала, оформляются в соответствии с требованиями Трудового кодекса, ряда подзаконных актов и ведомственных инструкций. Ответственный (или ответственные) за выполнение такой работы назначается приказом по организации.

Кадровое делопроизводство в 2019 г.: основные документы

Для того, чтобы понять, какие документы по кадровому делопроизводству должны быть в организации, проанализируем трудовое законодательство и представим получившийся результат в виде таблицы. Для большинства из них существуют унифицированные формы, разработанные и утвержденные Госкомстатом. Их применение не является обязательным, но существенно облегает работу сотрудников кадровых служб.

Кадровое делопроизводство-2019: основные документы

Документ	Нормативная база
Штатное расписание
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189 ТК РФ
Должностные инструкции
Положение о защите персональных данных	ст. 86 ТК РФ
Положения о оплате труду и поощрении сотрудников	Раздел 6 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа	Раздел 10 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договоры	ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточки	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказы	Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжки	ст. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей	Постановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времени	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договор	Раздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный день	ст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производством	ст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственности	ст. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой и иной тайне	Соответствующие Федеральные законы
Положение об аттестации (если они проводятся)	ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 г.

Российское трудовое законодательство - динамичная и постоянно совершенствующаяся система. Ряд норм этого документа, вступивших в силу в 2018 г. касаются и обязательных документов для кадрового делопроизводства. Рассмотрим, что именно предстоит изменить в работе кадровой службы.

1. Увеличение значения МРОТ. С 1 июля он будет равен 7800 р., что на 4% выше предыдущего значения. Для работодателей это будет означать пересмотр условий оплаты труда и включение в трудовые договоры, заключаемые с вновь нанятыми работниками, положений, учитывающих это изменение. Напомним, что платить менее МРОТ за работу полный день, смену или неделю работодатель права не имеет.
2. Упрощение кадрового учета для малого бизнеса, подпадающего под критерии микропредприятий. Ниже на примере ИП мы подробно рассмотрим это новшество и назовем необходимые кадровые документы образцы и бланки 2018 г.
3. Независимая оценка квалификации. Федеральный закон, регулирующий ее проведение принят в июле 2016 г и вступил в силу с 01.01.2017 г. Соискатели проходят ее либо за счет собственных средств, либо по направлению работодателя. Оценка производится в виде экзамена по итогам которого выдается свидетельство. Отрицательные результат отражается в заключении с рекомендациями по улучшению знаний. Инициатива о прохождении независимой оценки может поступить и от работодателя. Но для направления работника на экзамен требуется его письменное согласие. Во время экзамена за сотрудником сохраняется его должность и зарплата, а также возмещаются командировочные расходы.
4. Ужесточены сроки выплаты зарплаты. Если ранее работодатели сами могли устанавливать их, то теперь в ст. 136 ТК устанавливаются предельные сроки - не позднее 15 числа месяца, следующего за отработанным.

1. Увеличился размер ответственности работодателя за задержку полагающихся работникам выплат. Компенсация, которая полагается работникам за каждый день пропуска перечисления или выдачи зарплаты, отпускных или других средств увеличилась вдвое и составила уже 1/150 от ставки рефинансирования ЦБ РФ. Начисление такого штрафа начинается со следующего за установленным законом или внутренним актом дня выплаты и продолжается до фактического дня ра
2. Трудовые книжки разрешили не заверять круглой печатью. Соответствующее изменение в инструкцию по их заполнению внесены Приказом Минтруда 31.10.2016 г. Для заверения сделанных записей о приеме, переводе и т. д. достаточно использовать печать службы кадров, если она имеется.
3. Дополнен перечень основания для внепланового визита представителей трудинспекции. Теперь для проведения проверки соблюдения работодателем норм трудового законодательства инспекторам ГИТ достаточно информации о существующих задержках заработной платы и прочих выплат или установлении их размера ниже минимальной планки, предусмотренной законом. Помимо компенсации, причитающейся работникам, такой работодатель заплатит штраф, наложенный на него трудинспекцией.
4. В муниципальных и государственных организациях (учреждениях и предприятиях) зарплату директоров и главбухов «привязали» к заработку прочих сотрудников. Предельную «вилку» назначает Правительство РФ и субъектов или органы местного самоуправления.
5. В список документов, обязательных при заключении трудового договора включена еще одна справка - об отсутствии административных взысканий за употребление веществ, относящихся к наркотическим или психотропным. Обязательным такой документ является не для всех, а только в том случае, когда подобное требование к работнику установлено законом. Соответствующие дополнения включены в ст. 65 ТК РФ.
6. Снижена допустимая доля привлечения иностранных работников в некоторых отраслях. Так, в сфере перевозок пассажиров и грузов сухопутным транспортом она урезана до 30%. иностранные водители при этом обязаны иметь права российского образца. Запрет на использование водительских удостоверений иностранных государств для работников транспортной отрасли начнет действовать с 1.06.2017 г., так что у работодателей есть время подготовиться.

1. Изменились сроки исков по некоторым трудовым спорам. В частности теперь добиться справедливости при невыплате заработной платы или ее части, особенно при увольнении, можно не в течении трех месяцев, как это было ранее, а в течение года. Такая мера призвана оградить работников от произвола недобросовестных работодателей, которые пользовались сокращенным сроком давности по подобным искам.
2. Изменения в оформлении и оплате листков нетрудоспособности. Бумажные больничные листы заменит электронный документ. Это сократит время на оформление выплат по ним для кадровиков и бухгалтеров. Кроме того, подделать или потерять такой документ практически невозможно. Одновременно чиновники увеличивают стаж, необходимый для получения пособия по нетрудоспособности в полном размере. В 201 7г. его срок увеличится до 9 лет. Постепенно планируется довести его до 15 лет. Для тех, кто отработал 8-15 лет размер пособия будет равным 80%, а до 8 лет - 60% от заработка.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Кадровые документы для ИП в 2019 г.

Для индивидуального предпринимателя ведение кадровой документации становится необходимым лишь в том случае, когда он выступает в качестве работодателя. Если же он получает доход лишь от собственной предпринимательской деятельности, то никакой документации, кроме бухгалтерской и налоговой нет необходимости.

Некоторые кадровые документы для ИП в 2019 г. больше не являются обязательными. Такое новшество предусмотрено Законом от 03.07.2016 г. № 348-ФЗ. Согласно его положениям, от необходимости вести кадровый учет освобождаются так называемые микропредприятия. В эту категорию могут входить как ИП, так и юридические лица. Критериями отнесения именно к микропредприятиям зако называет следующие признаки:

• численность сотрудников до 15 человек;
• общий годовой доход не выходит за пределы 120 млн. руб.;
• для ООО среди учредителей доля других юрлиц не превышает 49%.

Послабления для малого бизнеса не означают возможности не вести кадровую документацию вовсе. Речь идет только о ряде локальных актов, таких как ПВТР, положения о зарплате и премировании, графики отпусков и смен и т. п. Однако все условия, которые обычно включаются в такие документы должны быть прописаны в трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками. Их наличие все так же обязательно.

По-прежнему требуются и такие документы, как:

• штатное расписание;
• кадровые приказы (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и т. д.);
• табель учета отработанного времени;
• личные карточки;
• трудовые книжки.

фрагмент )

Все компании, подпадающие под положения о микропредприятиях, основанные в 2018 г. и позднее, обязаны приказом закрепить отказ от использования кадрового делопроизводства, список документов которого можно не приводить. Те же ИП, что были зарегистрированы ранее, также могут упростить себе работу. Но в приказе придется также указать, что ранее принятые документы при этом теряют свою силу.

Для того, чтобы отказ от оформления кадровой документации в малом бизнесе не привел к массовому нарушению прав работников таких предприятий, Правительство рассчитывает разработать и утвердить типовой трудовой договор, где будет учтены все необходимые нюансы, касающиеся условий труда, его оплаты и социальных гарантий. Соответствующие поправки, касающиеся особенностей трудоустройства на микропредприятиях, появятся и в Трудовом кодексе в виде отдельной главы.

При разрастании штата или увеличении прибыли, то есть при переходе в категорию малого или среднего предприятия, послабления в части кадрового учета становятся недействительными. Предпринимателю дается четыре месяца на то, чтобы запустить кадровое делопроизводство в полном объеме практически с нуля.

Объем изменений, затронувших кадровое делопроизводство в 2018 г. достаточно велик. Это говорит о желании государства сократить число злоупотреблений со стороны работодателей и максимально защитить права обеих сторон трудовых отношений. Насколько удачными окажутся новшества покажет правоприменительная практика.

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье «Где скачать программу для персонифицированного учета?» .

1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор» .

Также могут издаваться следующие документы:

• коллективный договор;
• положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры» .

1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи